Giải pháp ứng dụng chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán

Đặt vấn đề

Với sự phát triển hiện nay của nền kinh tế, chuyển đổi số (Digital transformation) là một quá trình vô cùng quan trọng giúp các tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra giá trị cho khách hàng. Chuyển đổi số cho phép các tổ chức tối ưu hóa quá trình sản xuất, quản lý, marketing và bán hàng bằng cách sử dụng các công nghệ số như phần mềm, ứng dụng di động, trí tuệ nhân tạo, học máy và Internet vạn vật (IoT).

Theo thông tin từ Cổng thông tin điện tử chuyển đổi số quốc gia, chuyển đổi số là quá trình sử dụng công nghệ số để thay đổi cách thức hoạt động của một tổ chức hoặc một doanh nghiệp, nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động, tăng cường sự cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Chuyển đổi số bao gồm việc áp dụng công nghệ mới và cải tiến các quy trình, sản phẩm, dịch vụ, khả năng tương tác với khách hàng, cách thức quản lý và tổ chức công việc; nó giúp tổ chức hoặc doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với sự thay đổi của thị trường, cải thiện năng suất, tăng trưởng doanh thu, tạo ra giá trị cho khách hàng và tăng cường sự cạnh tranh.

Bản chất của chuyển đổi số chính là việc ứng dụng công nghệ số vào một số lĩnh vực của các tổ chức, giúp thay đổi quy trình hoạt động, mô hình kinh doanh. Trong đó, các công nghệ kế toán ở các doanh nghiệp trên thế giới và cả Việt Nam ứng dụng chuyển đổi số được khái quát lại thông qua 5 công nghệ: Internet vạn vật (IoT), Trí tuệ nhân tạo (AI), Dữ liệu lớn (Big Data), Điện toán đám mây (Cloud), Chuỗi khối (Blockchain).

Tất cả đều là những công nghệ giúp quá trình hoạt động lĩnh vực kế toán, kiểm toán (KTKT) được thực hiện theo đúng tiến độ, nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi và độ bảo mật tốt hơn, tổ chức KTKT trong các doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn và các báo cáo tài chính cung cấp nhiều thông tin đa chiều có giá trị.

Những công nghệ thường sử dụng trong chuyển đổi số

Sự phát triển của công nghệ trong thời đại kỹ thuật số đang thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong các tổ chức và doanh nghiệp. Việc áp dụng các công nghệ mới như điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo, IoT, blockchain, công nghệ 5G, học máy và phân tích dữ liệu đang mở ra nhiều cơ hội mới cho các tổ chức và doanh nghiệp để tối ưu hóa quy trình, tăng cường năng suất và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Điện toán đám mây cho phép tổ chức hoặc doanh nghiệp lưu trữ và quản lý dữ liệu trực tuyến, chia sẻ tài nguyên và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Trí tuệ nhân tạo giúp tổ chức hoặc doanh nghiệp tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu và cung cấp giải pháp thông minh. IoT là kết nối các thiết bị thông minh với nhau để thu thập dữ liệu, giám sát và điều khiển các quy trình kinh doanh. Blockchain là một công nghệ tiên tiến cho phép lưu trữ và chia sẻ thông tin một cách an toàn và bảo mật, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp tài chính và ngân hàng. Công nghệ 5G cung cấp tốc độ truyền tải dữ liệu cao hơn và kết nối đáng tin cậy giữa các thiết bị. Học máy giúp tổ chức hoặc doanh nghiệp phân tích dữ liệu và dự đoán xu hướng trong tương lai. Phân tích dữ liệu giúp tổ chức hoặc doanh nghiệp tăng cường sự hiểu biết về khách hàng, sản phẩm và thị trường để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

Tất cả những công nghệ trên đều giúp tổ chức hoặc doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tăng cường năng suất và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Để thực hiện chuyển đổi số thành công, các tổ chức và doanh nghiệp cần phải đưa ra các chính sách và quy định cụ thể, đào tạo và hỗ trợ nhân viên để họ có thể nắm vững và sử dụng các công nghệ mới một cách hiệu quả, có thể đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng một cách tốt nhất và cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt.

Thực trạng chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán

Dựa trên việc tìm hiểu và phân tích các công nghệ được sử dụng trong quá trình chuyển đổi số của lĩnh vực KTKT tại Việt Nam, nhóm nghiên cứu đã xây dựng bảng câu hỏi khảo sát tập trung vào 5 công nghệ chính gồm: Công cụ trực quan hóa dữ liệu lớn, Trí tuệ nhân tạo, Điện toán đám mây, Phần mềm kế toán và Blockchain.

Mục tiêu của nghiên cứu là đánh giá thực trạng của chuyển đổi số trong các doanh nghiệp đang hoạt động tại Tp. Hồ Chí Minh và đề xuất các giải pháp thúc đẩy việc chuyển đổi số trong lĩnh vực KTKT, nhằm nâng cao năng suất và trải nghiệm của khách hàng. Nhóm nghiên cứu đã tiến hành khảo sát với hầu hết các vị trí trong lĩnh vực KTKT, từ kiểm toán viên cho đến giám đốc kiểm toán, với gần 100 người tham gia.

Bằng cách sử dụng thang đo Likert 7 điểm, nghiên cứu đã thực hiện phân tích và nhận thấy, nhu cầu sử dụng công nghệ chuyển đổi số trong KTKT là rất lớn, với tỷ lệ lên tới 96,3%. Tuy nhiên, vẫn có một tỷ lệ nhỏ (3,7%) người không có nhu cầu hoặc chưa có ý kiến về vấn đề này. Số liệu thống kê chỉ ra rằng, công cụ trực quan hóa dữ liệu lớn và phần mềm kế toán là 2 ứng dụng công nghệ được phổ biến rộng rãi nhất với tỷ lệ đạt đến 82,5% và 82,6%. Điều này cho thấy rằng hầu hết các chuyên gia trong lĩnh vực KTKT đã có sự hiểu biết và sử dụng các công cụ này trong công việc của mình. Tiếp theo là ứng dụng điện toán đám mây với tỷ lệ 78,9%. Ứng dụng trí tuệ nhân tạo và Blockchain cũng có mức độ ứng dụng khá cao, với tỷ lệ lần lượt là 51,3% và 41,3%.

Có thể thấy rằng công nghệ trực quan hóa dữ liệu lớn đang được ứng dụng rộng rãi nhất (phân tích dữ liệu trong bảng 1), với tỷ lệ độ ứng dụng cao nhất là 88,8%. Các công nghệ phần mềm kế toán và điện toán đám mây cũng được sử dụng rộng rãi, với tỷ lệ độ ứng dụng lần lượt là 87,6% và 86,3%. Bên cạnh đó, mức độ ứng dụng của trí tuệ nhân tạo (62,6%) và blockchain (60,1%) mặc dù có tỷ lệ nhỏ hơn so với các ứng dụng trên nhưng cũng được phần lớn người sử dụng thực hiện.

Bảng 1: Mức độ ứng dụng của các công nghệ trong lĩnh vực KTKT ở Việt Nam (%)

	Công cụ trực quan hóa dữ liệu lớn	Trí tuệ nhân tạo	Điện toán đám mây	Phần mềm kế toán	Blockchain
Hoàn toàn không đồng ý	1,3	2,5	1,3	1,3	2,5
Không đồng ý	0	5,0	0	0	3,8
Hơi không đồng ý	3,8	12,5	5,0	3,8	13,8
Không ý kiến	6,3	17,5	7,5	7,5	20,0
Hơi đồng ý	12,5	30,0	12,5	16,3	30,0
Đồng ý	33,8	21,3	36,3	33,8	21,3
Hoàn toàn đồng ý	42,5	11,3	37,5	37,5	8,8

Với sự phát triển của thời đại kỹ thuật số, việc áp dụng các phần mềm và ứng dụng đã trở nên phổ biến trong lĩnh vực KTKT. Có thể thấy rằng các công cụ như trực quan hóa dữ liệu lớn, điện toán đám mây, phần mềm kế toán, trí tuệ nhân tạo và blockchain đang đóng vai trò ngày càng quan trọng trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, vẫn còn một số người chưa chấp nhận sử dụng các phần mềm này, có thể do không họ chưa làm quen hoặc họ vẫn muốn thực hiện theo cách làm truyền thống.

Tại Việt Nam, mức độ hiểu biết và ứng dụng các công nghệ mới trong lĩnh vực KTKT đã và đang có bước phát triển tích cực. Các công nghệ như trí tuệ nhân tạo, phần mềm kế toán và blockchain đang được áp dụng để tăng cường sự chính xác, độ tin cậy và hiệu quả của quá trình kế toán kiểm toán. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại những thách thức về mặt nhân lực, tài chính và cơ sở hạ tầng khiến cho việc ứng dụng các công nghệ mới trong lĩnh vực này vẫn chưa thực sự phổ biến.

Giải pháp phát triển ứng dụng chuyển đổi số trong ngành kế toán, kiểm toán

Thông qua kết quả khảo sát trực tiếp các kế toán - kiểm toán viên đang làm việc tại các doanh nghiệp, nhóm nghiên cứu đã nhận thấy rằng, để đạt được thành công trong công cuộc chuyển đổi số cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực KTKT thì điều kiện cần là:

 

Thứ nhất, các công ty cần xây dựng kho cơ sở dữ liệu lớn trong giai đoạn đầu để phục vụ yêu cầu về thông tin, dữ liệu ngày càng tăng. Một công cụ có thể được áp dụng nhiều là Blockchain – có thể phân tích, xử lý dữ liệu, đảm bảo an toàn và bảo mật. Để đáp ứng yêu cầu này, các công ty phải thường xuyên cập nhật thông tin, ghi chép thông tin, bao gồm thông tin tài chính và các thông tin khác; tích hợp phần mềm kế toán trong hệ thống công nghệ thông tin chung của hệ thống hành chính; xây dựng phần mềm kế toán…

Thứ hai, đẩy mạnh xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ trong ngành KTKT ở Việt Nam, tạo nền tảng bền vững cho sự phát triển trong tương lai. Đây là một vấn đề cấp bách nhưng cũng khá khó khăn trong lĩnh vực KTKT, bởi việc đầu tư phát triển hệ thống hạ tầng số của Việt Nam còn nhiều hạn chế, trong khi việc triển khai công nghệ trong lĩnh vực KTKT không hề đơn giản và nhanh chóng.

Thứ ba, tìm kiếm và phát triển các giải pháp an toàn thông tin và bảo mật thông tin. Trong bối cảnh bùng nổ Internet hiện nay, nguy cơ bị đánh cắp thông tin KTKT là rất cao. Đây là một rủi ro đáng kể mà các kế toán và kiểm toán viên phải nhận thức được và chuẩn bị ứng phó trước khi triển khai các công nghệ mới.

Thứ tư, phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao để đáp ứng những yêu cầu thay đổi của lĩnh vực KTKT. Trong bối cảnh xu hướng hiện nay, các tài liệu và giấy tờ kế toán đang dần được số hóa, do đó kế toán và kiểm toán viên sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc tiếp cận với các nghiệp vụ liên quan đến giao dịch số. Các xu hướng mới trong lĩnh vực KTKT cũng đòi hỏi sự phát triển các kỹ năng mới của kế toán viên và kiểm toán viên. Ngoài các kỹ năng đặc biệt trong lĩnh vực KTKT, các kế toán viên và kiểm toán viên tương lai cũng cần nâng cao thêm các kỹ năng về luật và công nghệ thông tin.

Thứ năm, thay đổi nhận thức về tác động của công nghệ số nói chung và cách mạng công nghiệp nói riêng trong lĩnh vực KTKT. Số hóa lĩnh vực KTKT của Việt Nam là xu hướng tất yếu, nhất là khi các hoạt động kinh tế ngày càng đa dạng và phong phú. Do đó, việc thay đổi tư duy, nhận thức sẽ là động lực thúc đẩy các cá nhân, công ty, tổ chức hoạt động trong lĩnh vực KTKT phát triển, nắm bắt và thay đổi kịp thời để thích ứng với công nghệ mới, nâng cao năng suất công việc và chất lượng công việc.

Thứ sáu, tăng cường và mở rộng hợp tác quốc tế trong lĩnh vực KTKT như nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm về KTKT, hỗ trợ các dự án cập nhật mô hình quản lý và kỹ thuật nghiệp vụ KTKT... Việc tăng cường quan hệ, nhận được sự giúp đỡ của các tổ chức nghề nghiệp KTKT quốc tế và các tổ chức phi chính phủ sẽ giúp nâng cao trình độ của các kế toán và kiểm toán viên.