Những quy định mới về công tác văn thư

                                                     NHỮNG QUY ĐỊNH MỚI VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

                                                                                                                                     ThS. Trịnh Thị Thoa

                                                                                                                                     Giảng viên Khoa Luật

Trong quá trình tổ chức và hoạt động của các cơ quan đều sản sinh ra những giấy tờ, văn bản. Do đó, cần phải thực hiện công tác văn thư để lưu trữ lại những giấy tờ có giá trị phục vụ công tác tổ chức, quản lý và điều hành. Công tác văn thư bao gồm các nội dung: soạn thảo văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Các quy định mới sẽ tạo cơ sở pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

    Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

    Công tác văn thư bao gồm các nội dung: soạn thảo văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.; lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

    Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thay thế cho Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định 09/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/2/2010. Nghị định đã ban hành một số quy định mới về công tác văn thư đó là:

    Về đối tượng áp dụng: Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ đối tượng áp dụng là “cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)”. Đối với các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp không phải là đối tượng áp dụng của Nghị định nhưng được căn cứ trên các quy định của Nghị định và quy định pháp luật liên quan để áp dụng phù hợp. Việc thu hẹp phạm vi, đối tượng áp dụng giúp cho công tác quản lý nhà nước về văn thư được tăng cường, tập trung, đảm bảo tính thống nhất trong chỉ đạo. Đồng thời, cũng tạo điều kiện cho các tổ chức được chủ động trong việc xây dựng các văn bản phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại hình tổ chức.

    Về các loại văn bản hành chính: Nghị định 30/2020/NĐ-CP cơ bản kế thừa quy định về các loại văn bản quy phạm pháp luật trước, cụ thể các loại văn bản hành chính gồm 29 loại: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

    Các loại văn bản sau không phải là các văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ. Hình thức của các văn bản này do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

    Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử: Lần đầu tiên Chính phủ có quy định về giá trị pháp lý của văn bản điện tử, tại Điều 5, Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.”

    Về soạn thảo văn bản: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định rõ ràng, cụ thể về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.” Việc quy định như vậy nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo.

    Việc ký ban hành văn bản: Nghị định đã kế thừa quy định trước đây và bổ sung làm rõ một số trường hợp, cụ thể: Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”. Quy định này đã giải quyết được thực trạng trong thực tế nhiều cơ quan, tổ chức cấp phó được giao phụ trách, điều hành ghi chức danh (phó…phụ trách, điều hành; phụ trách ….) không có trong hệ thống chức danh của nhà nước, dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và hiệu lực của văn bản.

Ví dụ: PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH ghi như vậy không đúng.

Phải ghi là:     KT. GIÁM ĐỐC

        PHÓ GIÁM ĐỐC

    Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: tất cả văn bản của các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể đều phải ký thay mặt (TM).

    Về mực ký văn bản: Đối với văn bản giấy khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Quy định này mang tính chặt chẽ hơn.

    Về viết hoa trong văn bản hành chính: Nghị định quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm: Viết hoa đầu dòng hoặc sau dấu chấm; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức; viết hoa các trường hợp khác và bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa trong từng nhóm như: Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước. Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa.

    Về vị trí đánh số trang của văn bản hành chính: Việc đánh số trang văn bản được đặt cạnh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.

    Việc đính chính văn bản đi: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng “công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”. Trước đây chỉ quy định đính chính bằng văn bản hành chính. Điều này dẫn đến mỗi cơ quan đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành thông báo, có nơi ban hành công văn…nên không thống nhất trong thể thức ban hành văn bản.

    Việc thu hồi văn bản: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.

    Về căn cứ ban hành văn bản (áp dụng Nghị quyết, Quyết định): Phần căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; cỡ chữ từ 13 đến 14; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “chấm”. Do đó, các đơn vị khi soạn thảo Quyết định (cá biệt) cần chú ý quy định này.

    Với một số quy định mới nêu trên, Nghị định 30/2020/NĐ - CP sẽ tạo cơ sở pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.

2. PGS.TS Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB. Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.

 

 NEW REGULATIONS ON CLERICAL WORK

Trinh Thi Thoa

Faculty of Law

Summary

Many papers and documents are created in the process of organization and operation of agencies. Therefore, it is necessary to perform clerical work to store valuable papers for the organization, management and administration work. Clerical work includes the following contents: draft documents; manage and handle incoming and outgoing documents; manage and use seals and secret key storage devices in clerical work; make records and submit documents to the agency's archives. On March 5th  2020, the Government issued Decree No. 30/2020/ND-CP on clerical work. The new regulations will create a synchronous legal basis for clerical work in general and electronic correspondence in particular in the process of administrative reform, e-Government building in Vietnam and international integration.

NHỮNG QUY ĐỊNH MỚI VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

ThS. Trịnh Thị Thoa

Giảng viên Khoa Luật

Trong quá trình tổ chức và hoạt động của các cơ quan đều sản sinh ra những giấy tờ, văn bản. Do đó, cần phải thực hiện công tác văn thư để lưu trữ lại những giấy tờ có giá trị phục vụ công tác tổ chức, quản lý và điều hành. Công tác văn thư bao gồm các nội dung: soạn thảo văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Các quy định mới sẽ tạo cơ sở pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

    Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

    Công tác văn thư bao gồm các nội dung: soạn thảo văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.; lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

    Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thay thế cho Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định 09/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/2/2010. Nghị định đã ban hành một số quy định mới về công tác văn thư đó là:

    Về đối tượng áp dụng: Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ đối tượng áp dụng là “cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)”. Đối với các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp không phải là đối tượng áp dụng của Nghị định nhưng được căn cứ trên các quy định của Nghị định và quy định pháp luật liên quan để áp dụng phù hợp. Việc thu hẹp phạm vi, đối tượng áp dụng giúp cho công tác quản lý nhà nước về văn thư được tăng cường, tập trung, đảm bảo tính thống nhất trong chỉ đạo. Đồng thời, cũng tạo điều kiện cho các tổ chức được chủ động trong việc xây dựng các văn bản phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại hình tổ chức.

    Về các loại văn bản hành chính: Nghị định 30/2020/NĐ-CP cơ bản kế thừa quy định về các loại văn bản quy phạm pháp luật trước, cụ thể các loại văn bản hành chính gồm 29 loại: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

    Các loại văn bản sau không phải là các văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ. Hình thức của các văn bản này do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

    Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử: Lần đầu tiên Chính phủ có quy định về giá trị pháp lý của văn bản điện tử, tại Điều 5, Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.”

    Về soạn thảo văn bản: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định rõ ràng, cụ thể về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.” Việc quy định như vậy nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo.

    Việc ký ban hành văn bản: Nghị định đã kế thừa quy định trước đây và bổ sung làm rõ một số trường hợp, cụ thể: Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”. Quy định này đã giải quyết được thực trạng trong thực tế nhiều cơ quan, tổ chức cấp phó được giao phụ trách, điều hành ghi chức danh (phó…phụ trách, điều hành; phụ trách ….) không có trong hệ thống chức danh của nhà nước, dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và hiệu lực của văn bản.

Ví dụ: PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH ghi như vậy không đúng.

Phải ghi là:     KT. GIÁM ĐỐC

        PHÓ GIÁM ĐỐC

    Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: tất cả văn bản của các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể đều phải ký thay mặt (TM).

    Về mực ký văn bản: Đối với văn bản giấy khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Quy định này mang tính chặt chẽ hơn.

    Về viết hoa trong văn bản hành chính: Nghị định quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm: Viết hoa đầu dòng hoặc sau dấu chấm; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức; viết hoa các trường hợp khác và bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa trong từng nhóm như: Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước. Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa.

    Về vị trí đánh số trang của văn bản hành chính: Việc đánh số trang văn bản được đặt cạnh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.

    Việc đính chính văn bản đi: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng “công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”. Trước đây chỉ quy định đính chính bằng văn bản hành chính. Điều này dẫn đến mỗi cơ quan đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành thông báo, có nơi ban hành công văn…nên không thống nhất trong thể thức ban hành văn bản.

    Việc thu hồi văn bản: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.

    Về căn cứ ban hành văn bản (áp dụng Nghị quyết, Quyết định): Phần căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; cỡ chữ từ 13 đến 14; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “chấm”. Do đó, các đơn vị khi soạn thảo Quyết định (cá biệt) cần chú ý quy định này.

    Với một số quy định mới nêu trên, Nghị định 30/2020/NĐ - CP sẽ tạo cơ sở pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.

2. PGS.TS Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB. Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.

 

 NEW REGULATIONS ON CLERICAL WORK

Trinh Thi Thoa

Faculty of Law

Summary

Many papers and documents are created in the process of organization and operation of agencies. Therefore, it is necessary to perform clerical work to store valuable papers for the organization, management and administration work. Clerical work includes the following contents: draft documents; manage and handle incoming and outgoing documents; manage and use seals and secret key storage devices in clerical work; make records and submit documents to the agency's archives. On March 5th  2020, the Government issued Decree No. 30/2020/ND-CP on clerical work. The new regulations will create a synchronous legal basis for clerical work in general and electronic correspondence in particular in the process of administrative reform, e-Government building in Vietnam and international integration.

NHỮNG QUY ĐỊNH MỚI VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

ThS. Trịnh Thị Thoa

Giảng viên Khoa Luật

Trong quá trình tổ chức và hoạt động của các cơ quan đều sản sinh ra những giấy tờ, văn bản. Do đó, cần phải thực hiện công tác văn thư để lưu trữ lại những giấy tờ có giá trị phục vụ công tác tổ chức, quản lý và điều hành. Công tác văn thư bao gồm các nội dung: soạn thảo văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Các quy định mới sẽ tạo cơ sở pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

    Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

    Công tác văn thư bao gồm các nội dung: soạn thảo văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.; lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

    Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thay thế cho Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định 09/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/2/2010. Nghị định đã ban hành một số quy định mới về công tác văn thư đó là:

    Về đối tượng áp dụng: Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ đối tượng áp dụng là “cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)”. Đối với các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp không phải là đối tượng áp dụng của Nghị định nhưng được căn cứ trên các quy định của Nghị định và quy định pháp luật liên quan để áp dụng phù hợp. Việc thu hẹp phạm vi, đối tượng áp dụng giúp cho công tác quản lý nhà nước về văn thư được tăng cường, tập trung, đảm bảo tính thống nhất trong chỉ đạo. Đồng thời, cũng tạo điều kiện cho các tổ chức được chủ động trong việc xây dựng các văn bản phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại hình tổ chức.

    Về các loại văn bản hành chính: Nghị định 30/2020/NĐ-CP cơ bản kế thừa quy định về các loại văn bản quy phạm pháp luật trước, cụ thể các loại văn bản hành chính gồm 29 loại: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

    Các loại văn bản sau không phải là các văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ. Hình thức của các văn bản này do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

    Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử: Lần đầu tiên Chính phủ có quy định về giá trị pháp lý của văn bản điện tử, tại Điều 5, Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.”

    Về soạn thảo văn bản: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định rõ ràng, cụ thể về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.” Việc quy định như vậy nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo.

    Việc ký ban hành văn bản: Nghị định đã kế thừa quy định trước đây và bổ sung làm rõ một số trường hợp, cụ thể: Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”. Quy định này đã giải quyết được thực trạng trong thực tế nhiều cơ quan, tổ chức cấp phó được giao phụ trách, điều hành ghi chức danh (phó…phụ trách, điều hành; phụ trách ….) không có trong hệ thống chức danh của nhà nước, dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và hiệu lực của văn bản.

Ví dụ: PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH ghi như vậy không đúng.

Phải ghi là:     KT. GIÁM ĐỐC

        PHÓ GIÁM ĐỐC

    Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: tất cả văn bản của các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể đều phải ký thay mặt (TM).

    Về mực ký văn bản: Đối với văn bản giấy khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Quy định này mang tính chặt chẽ hơn.

    Về viết hoa trong văn bản hành chính: Nghị định quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm: Viết hoa đầu dòng hoặc sau dấu chấm; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức; viết hoa các trường hợp khác và bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa trong từng nhóm như: Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước. Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa.

    Về vị trí đánh số trang của văn bản hành chính: Việc đánh số trang văn bản được đặt cạnh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.

    Việc đính chính văn bản đi: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng “công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”. Trước đây chỉ quy định đính chính bằng văn bản hành chính. Điều này dẫn đến mỗi cơ quan đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành thông báo, có nơi ban hành công văn…nên không thống nhất trong thể thức ban hành văn bản.

    Việc thu hồi văn bản: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.

    Về căn cứ ban hành văn bản (áp dụng Nghị quyết, Quyết định): Phần căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; cỡ chữ từ 13 đến 14; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “chấm”. Do đó, các đơn vị khi soạn thảo Quyết định (cá biệt) cần chú ý quy định này.

    Với một số quy định mới nêu trên, Nghị định 30/2020/NĐ - CP sẽ tạo cơ sở pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.

2. PGS.TS Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB. Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.

 

 NEW REGULATIONS ON CLERICAL WORK

Trinh Thi Thoa

Faculty of Law

Summary

Many papers and documents are created in the process of organization and operation of agencies. Therefore, it is necessary to perform clerical work to store valuable papers for the organization, management and administration work. Clerical work includes the following contents: draft documents; manage and handle incoming and outgoing documents; manage and use seals and secret key storage devices in clerical work; make records and submit documents to the agency's archives. On March 5th  2020, the Government issued Decree No. 30/2020/ND-CP on clerical work. The new regulations will create a synchronous legal basis for clerical work in general and electronic correspondence in particular in the process of administrative reform, e-Government building in Vietnam and international integration.

NHỮNG QUY ĐỊNH MỚI VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

ThS. Trịnh Thị Thoa

Giảng viên Khoa Luật

Trong quá trình tổ chức và hoạt động của các cơ quan đều sản sinh ra những giấy tờ, văn bản. Do đó, cần phải thực hiện công tác văn thư để lưu trữ lại những giấy tờ có giá trị phục vụ công tác tổ chức, quản lý và điều hành. Công tác văn thư bao gồm các nội dung: soạn thảo văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Các quy định mới sẽ tạo cơ sở pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

    Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

    Công tác văn thư bao gồm các nội dung: soạn thảo văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.; lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

    Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thay thế cho Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định 09/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/2/2010. Nghị định đã ban hành một số quy định mới về công tác văn thư đó là:

    Về đối tượng áp dụng: Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ đối tượng áp dụng là “cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)”. Đối với các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp không phải là đối tượng áp dụng của Nghị định nhưng được căn cứ trên các quy định của Nghị định và quy định pháp luật liên quan để áp dụng phù hợp. Việc thu hẹp phạm vi, đối tượng áp dụng giúp cho công tác quản lý nhà nước về văn thư được tăng cường, tập trung, đảm bảo tính thống nhất trong chỉ đạo. Đồng thời, cũng tạo điều kiện cho các tổ chức được chủ động trong việc xây dựng các văn bản phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại hình tổ chức.

    Về các loại văn bản hành chính: Nghị định 30/2020/NĐ-CP cơ bản kế thừa quy định về các loại văn bản quy phạm pháp luật trước, cụ thể các loại văn bản hành chính gồm 29 loại: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

    Các loại văn bản sau không phải là các văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ. Hình thức của các văn bản này do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

    Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử: Lần đầu tiên Chính phủ có quy định về giá trị pháp lý của văn bản điện tử, tại Điều 5, Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.”

    Về soạn thảo văn bản: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định rõ ràng, cụ thể về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.” Việc quy định như vậy nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo.

    Việc ký ban hành văn bản: Nghị định đã kế thừa quy định trước đây và bổ sung làm rõ một số trường hợp, cụ thể: Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”. Quy định này đã giải quyết được thực trạng trong thực tế nhiều cơ quan, tổ chức cấp phó được giao phụ trách, điều hành ghi chức danh (phó…phụ trách, điều hành; phụ trách ….) không có trong hệ thống chức danh của nhà nước, dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và hiệu lực của văn bản.

Ví dụ: PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH ghi như vậy không đúng.

Phải ghi là:     KT. GIÁM ĐỐC

        PHÓ GIÁM ĐỐC

    Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: tất cả văn bản của các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể đều phải ký thay mặt (TM).

    Về mực ký văn bản: Đối với văn bản giấy khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Quy định này mang tính chặt chẽ hơn.

    Về viết hoa trong văn bản hành chính: Nghị định quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm: Viết hoa đầu dòng hoặc sau dấu chấm; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức; viết hoa các trường hợp khác và bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa trong từng nhóm như: Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước. Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa.

    Về vị trí đánh số trang của văn bản hành chính: Việc đánh số trang văn bản được đặt cạnh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.

    Việc đính chính văn bản đi: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng “công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”. Trước đây chỉ quy định đính chính bằng văn bản hành chính. Điều này dẫn đến mỗi cơ quan đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành thông báo, có nơi ban hành công văn…nên không thống nhất trong thể thức ban hành văn bản.

    Việc thu hồi văn bản: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.

    Về căn cứ ban hành văn bản (áp dụng Nghị quyết, Quyết định): Phần căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; cỡ chữ từ 13 đến 14; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “chấm”. Do đó, các đơn vị khi soạn thảo Quyết định (cá biệt) cần chú ý quy định này.

    Với một số quy định mới nêu trên, Nghị định 30/2020/NĐ - CP sẽ tạo cơ sở pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.

2. PGS.TS Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB. Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.

 

 NEW REGULATIONS ON CLERICAL WORK

Trinh Thi Thoa

Faculty of Law

Summary

Many papers and documents are created in the process of organization and operation of agencies. Therefore, it is necessary to perform clerical work to store valuable papers for the organization, management and administration work. Clerical work includes the following contents: draft documents; manage and handle incoming and outgoing documents; manage and use seals and secret key storage devices in clerical work; make records and submit documents to the agency's archives. On March 5th  2020, the Government issued Decree No. 30/2020/ND-CP on clerical work. The new regulations will create a synchronous legal basis for clerical work in general and electronic correspondence in particular in the process of administrative reform, e-Government building in Vietnam and international integration.

NHỮNG QUY ĐỊNH MỚI VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

ThS. Trịnh Thị Thoa

Giảng viên Khoa Luật

Trong quá trình tổ chức và hoạt động của các cơ quan đều sản sinh ra những giấy tờ, văn bản. Do đó, cần phải thực hiện công tác văn thư để lưu trữ lại những giấy tờ có giá trị phục vụ công tác tổ chức, quản lý và điều hành. Công tác văn thư bao gồm các nội dung: soạn thảo văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Các quy định mới sẽ tạo cơ sở pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

    Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

    Công tác văn thư bao gồm các nội dung: soạn thảo văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.; lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

    Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thay thế cho Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định 09/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/2/2010. Nghị định đã ban hành một số quy định mới về công tác văn thư đó là:

    Về đối tượng áp dụng: Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ đối tượng áp dụng là “cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)”. Đối với các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp không phải là đối tượng áp dụng của Nghị định nhưng được căn cứ trên các quy định của Nghị định và quy định pháp luật liên quan để áp dụng phù hợp. Việc thu hẹp phạm vi, đối tượng áp dụng giúp cho công tác quản lý nhà nước về văn thư được tăng cường, tập trung, đảm bảo tính thống nhất trong chỉ đạo. Đồng thời, cũng tạo điều kiện cho các tổ chức được chủ động trong việc xây dựng các văn bản phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại hình tổ chức.

    Về các loại văn bản hành chính: Nghị định 30/2020/NĐ-CP cơ bản kế thừa quy định về các loại văn bản quy phạm pháp luật trước, cụ thể các loại văn bản hành chính gồm 29 loại: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

    Các loại văn bản sau không phải là các văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ. Hình thức của các văn bản này do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

    Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử: Lần đầu tiên Chính phủ có quy định về giá trị pháp lý của văn bản điện tử, tại Điều 5, Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.”

    Về soạn thảo văn bản: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định rõ ràng, cụ thể về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.” Việc quy định như vậy nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo.

    Việc ký ban hành văn bản: Nghị định đã kế thừa quy định trước đây và bổ sung làm rõ một số trường hợp, cụ thể: Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”. Quy định này đã giải quyết được thực trạng trong thực tế nhiều cơ quan, tổ chức cấp phó được giao phụ trách, điều hành ghi chức danh (phó…phụ trách, điều hành; phụ trách ….) không có trong hệ thống chức danh của nhà nước, dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và hiệu lực của văn bản.

Ví dụ: PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH ghi như vậy không đúng.

Phải ghi là:     KT. GIÁM ĐỐC

        PHÓ GIÁM ĐỐC

    Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: tất cả văn bản của các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể đều phải ký thay mặt (TM).

    Về mực ký văn bản: Đối với văn bản giấy khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Quy định này mang tính chặt chẽ hơn.

    Về viết hoa trong văn bản hành chính: Nghị định quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm: Viết hoa đầu dòng hoặc sau dấu chấm; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức; viết hoa các trường hợp khác và bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa trong từng nhóm như: Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước. Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa.

    Về vị trí đánh số trang của văn bản hành chính: Việc đánh số trang văn bản được đặt cạnh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.

    Việc đính chính văn bản đi: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng “công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”. Trước đây chỉ quy định đính chính bằng văn bản hành chính. Điều này dẫn đến mỗi cơ quan đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành thông báo, có nơi ban hành công văn…nên không thống nhất trong thể thức ban hành văn bản.

    Việc thu hồi văn bản: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.

    Về căn cứ ban hành văn bản (áp dụng Nghị quyết, Quyết định): Phần căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; cỡ chữ từ 13 đến 14; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “chấm”. Do đó, các đơn vị khi soạn thảo Quyết định (cá biệt) cần chú ý quy định này.

    Với một số quy định mới nêu trên, Nghị định 30/2020/NĐ - CP sẽ tạo cơ sở pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.

2. PGS.TS Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB. Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.

 

 NEW REGULATIONS ON CLERICAL WORK

Trinh Thi Thoa

Faculty of Law

Summary

Many papers and documents are created in the process of organization and operation of agencies. Therefore, it is necessary to perform clerical work to store valuable papers for the organization, management and administration work. Clerical work includes the following contents: draft documents; manage and handle incoming and outgoing documents; manage and use seals and secret key storage devices in clerical work; make records and submit documents to the agency's archives. On March 5th  2020, the Government issued Decree No. 30/2020/ND-CP on clerical work. The new regulations will create a synchronous legal basis for clerical work in general and electronic correspondence in particular in the process of administrative reform, e-Government building in Vietnam and international integration.

NHỮNG QUY ĐỊNH MỚI VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

ThS. Trịnh Thị Thoa

Giảng viên Khoa Luật

Trong quá trình tổ chức và hoạt động của các cơ quan đều sản sinh ra những giấy tờ, văn bản. Do đó, cần phải thực hiện công tác văn thư để lưu trữ lại những giấy tờ có giá trị phục vụ công tác tổ chức, quản lý và điều hành. Công tác văn thư bao gồm các nội dung: soạn thảo văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Các quy định mới sẽ tạo cơ sở pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

    Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

    Công tác văn thư bao gồm các nội dung: soạn thảo văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.; lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

    Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thay thế cho Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định 09/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/2/2010. Nghị định đã ban hành một số quy định mới về công tác văn thư đó là:

    Về đối tượng áp dụng: Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ đối tượng áp dụng là “cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)”. Đối với các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp không phải là đối tượng áp dụng của Nghị định nhưng được căn cứ trên các quy định của Nghị định và quy định pháp luật liên quan để áp dụng phù hợp. Việc thu hẹp phạm vi, đối tượng áp dụng giúp cho công tác quản lý nhà nước về văn thư được tăng cường, tập trung, đảm bảo tính thống nhất trong chỉ đạo. Đồng thời, cũng tạo điều kiện cho các tổ chức được chủ động trong việc xây dựng các văn bản phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại hình tổ chức.

    Về các loại văn bản hành chính: Nghị định 30/2020/NĐ-CP cơ bản kế thừa quy định về các loại văn bản quy phạm pháp luật trước, cụ thể các loại văn bản hành chính gồm 29 loại: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

    Các loại văn bản sau không phải là các văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ. Hình thức của các văn bản này do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

    Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử: Lần đầu tiên Chính phủ có quy định về giá trị pháp lý của văn bản điện tử, tại Điều 5, Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.”

    Về soạn thảo văn bản: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định rõ ràng, cụ thể về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.” Việc quy định như vậy nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo.

    Việc ký ban hành văn bản: Nghị định đã kế thừa quy định trước đây và bổ sung làm rõ một số trường hợp, cụ thể: Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”. Quy định này đã giải quyết được thực trạng trong thực tế nhiều cơ quan, tổ chức cấp phó được giao phụ trách, điều hành ghi chức danh (phó…phụ trách, điều hành; phụ trách ….) không có trong hệ thống chức danh của nhà nước, dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và hiệu lực của văn bản.

Ví dụ: PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH ghi như vậy không đúng.

Phải ghi là:     KT. GIÁM ĐỐC

        PHÓ GIÁM ĐỐC

    Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: tất cả văn bản của các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể đều phải ký thay mặt (TM).

    Về mực ký văn bản: Đối với văn bản giấy khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Quy định này mang tính chặt chẽ hơn.

    Về viết hoa trong văn bản hành chính: Nghị định quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm: Viết hoa đầu dòng hoặc sau dấu chấm; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức; viết hoa các trường hợp khác và bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa trong từng nhóm như: Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước. Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa.

    Về vị trí đánh số trang của văn bản hành chính: Việc đánh số trang văn bản được đặt cạnh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.

    Việc đính chính văn bản đi: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng “công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”. Trước đây chỉ quy định đính chính bằng văn bản hành chính. Điều này dẫn đến mỗi cơ quan đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành thông báo, có nơi ban hành công văn…nên không thống nhất trong thể thức ban hành văn bản.

    Việc thu hồi văn bản: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.

    Về căn cứ ban hành văn bản (áp dụng Nghị quyết, Quyết định): Phần căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; cỡ chữ từ 13 đến 14; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “chấm”. Do đó, các đơn vị khi soạn thảo Quyết định (cá biệt) cần chú ý quy định này.

    Với một số quy định mới nêu trên, Nghị định 30/2020/NĐ - CP sẽ tạo cơ sở pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.

2. PGS.TS Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB. Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.

                                                          NEW REGULATIONS ON CLERICAL WORK

                                                                                                  Trinh Thi Thoa

                                                                                                  Faculty of Law

Summary

Many papers and documents are created in the process of organization and operation of agencies. Therefore, it is necessary to perform clerical work to store valuable papers for the organization, management and administration work. Clerical work includes the following contents: draft documents; manage and handle incoming and outgoing documents; manage and use seals and secret key storage devices in clerical work; make records and submit documents to the agency's archives. On March 5th  2020, the Government issued Decree No. 30/2020/ND-CP on clerical work. The new regulations will create a synchronous legal basis for clerical work in general and electronic correspondence in particular in the process of administrative reform, e-Government building in Vietnam and international integration.