Quy định nội bộ về sử dụng văn bản điện tử để công bố văn bản hành chính tại Trường Cao đẳng KT - TC Thái Nguyên

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Văn bản này quy định về việc sử dụng văn bản điện tử để công bố các văn bản quy phạm pháp luật và trao đổi các văn bản hành chính (sau đây gọi chung là giao dịch văn bản điện tử) trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, phục vụ công tác quản lý, điều hành của Trường Cao đẳng KT - TC Thái Nguyên.

2. Văn bản điện tử thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định này là những văn bản điện tử được tạo ra, gửi, nhận và lưu giữ bằng phương tiện điện tử (máy tính, các thiết bị điện tử, tin học ...), đảm bảo thể hiện đầy đủ nội dung và thể thức của văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính đã được cấp có thẩm quyền ký ban hành theo quy định của pháp luật.

 3. Không áp dụng hình thức giao dịch văn bản điện tử đối với các văn bản tuyệt mật, tối mật, mật. Việc giao dịch các văn bản này thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Đối tượng áp dụng của quy định này là tất cả các đơn vị trong Trường.

Điều 3. Mục tiêu sử dụng giao dịch văn bản điện tử

Sử dụng giao dịch văn bản điện tử nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quản lý giáo dục, giảm thiểu việc sử dụng văn bản giấy, tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, góp phần thực hiện cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và xử lý công việc của Trường Cao đẳng KT - TC Thái Nguyên.

Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản, không nhất thiết phải có chữ ký và dấu, có giá trị pháp lý tương đương như văn bản giấy.

Điều 5. Các dạng văn bản điện tử và hình thức giao dịch

1. Các dạng văn bản điện tử sử dụng trong giao dịch bao gồm:

a) Tệp (file) dạng văn bản (text, word, ...), file dạng bảng tính được tạo lập bằng các phần mềm thông dụng (Microsoft  Excel ...).  

b) Tệp (file) dạng ảnh thông dụng (dạng PDF, tạo ra từ máy quét ....).

c) Tệp (file) đồ thị, đồ họa phục vụ quản lý chuyên ngành.

2. Các hình thức giao dịch văn bản điện tử bao gồm:

a) Công bố trên trang thông tin điện tử (Website) của Trường Cao đẳng KT - TC Thái Nguyên.

b) Đưa vào cơ sở dữ liệu văn bản công khai trên mạng nội bộ của nhà Trường.

c) Gửi thư điện tử cung cấp thông tin tóm tắt về văn bản và địa chỉ lưu giữ trên mạng. Các đơn vị, cá nhân liên quan truy cập vào địa chỉ đã cung cấp để lấy văn bản. Trường hợp cần thiết có thể gửi kèm theo toàn bộ văn bản điện tử.

Điều 6. Bộ mã chữ Việt          sử dụng trong giao dịch văn bản điện tử

Bộ mã chữ tiếng Việt sử dụng trong giao dịch văn bản điện tử phải là phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (font chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Chương II

PHẠM VI SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG

GIAO DỊCH CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT VÀ

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH PHỤC VỤ QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH

CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG KT - TC THÁI NGUYÊN

          Điều 7. Nguyên tắc sử dụng giao dịch văn bản điện tử

          1. Các văn bản có phạm vi ảnh hưởng và đối tượng áp dụng trong toàn Trường được công bố trên trang thông tin điện tử (Website) của nhà trường. Đồng thời, các thông tin: trích yếu, cơ quan ban hành, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, đối tượng ảnh hưởng, địa chỉ truy cập văn bản trên mạng được tóm tắt và gửi qua email tới các đơn vị, cá nhân có liên quan trực tiếp để biết, khai thác văn bản và tổ chức thực hiện.

          2. Các văn bản có phạm vi ảnh hưởng và đối tượng áp dụng hẹp (một nhóm đối tượng) được gửi tới địa chỉ thư điện tử (email) của đơn vị, cá nhân có liên quan.

          3. Kết hợp sử dụng giao dịch văn bản điện tử với việc gửi văn bản giấy đối với các trường hợp cần sử dụng văn bản giấy để làm các thủ tục khác liên quan đến tổ chức, cá nhân.

          Điều 8. Văn bản chỉ sử dụng hình thức giao dịch văn bản điện tử

1. Các văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Nhà nước, Chính phủ có nội dung liên quan đến ngành giáo dục (luật, lệnh, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, chỉ thị, quyết định), công điện, công thư liên quan đến lĩnh vực giáo dục và đào tạo chỉ sử dụng hình thức công bố, đăng tải trên Website của nhà Trường.

Văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của các Bộ, ngành Trung ương ban hành có nội dung liên quan đến ngành giáo dục và đào tạo (thông tư, thông tư liên tịch) được công bố trên Website của nhà Trường.

2. Văn bản hành chính của Trường Cao đẳng KT - TC Thái Nguyên: chỉ thị; quyết định; nghị quyết; thông báo; thông cáo; công văn; kế hoạch; chương trình; phương án, đề án, báo cáo, văn bản chỉ đạo chuyên môn; văn bản hướng dẫn nghiệp vụ; giấy triệu tập hội nghị, hội thảo; giấy mời họp; biểu mẫu thống kê... được đưa lên Website của nhà Trường.

3. Văn bản hành chính sau khi đã được công bố trên mạng, gửi qua thư điện tử (email), nếu có yêu cầu từ các cá nhân, đơn vị sẽ được Photo gửi bản sao trên giấy tại phòng Hành chính - Tổ chức.

          Điều 9. Văn bản được kết hợp áp dụng giao dịch điện tử và gửi trực tiếp đến các cá nhân, đơn vị

1. Văn bản có tính chất pháp lý liên quan tới đơn vị hoặc cá nhân (phạm vi ảnh hưởng lâu dài cho đối tượng áp dụng), bao gồm:

- Quyết định thành lập đơn vị, nâng cấp, gộp, tách đơn vị.

- Quyết định mở ngành đào tạo.

- Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm.

- Quyết định có phạm vi hẹp và ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi của một hoặc vài đơn vị, cá nhân.

2. Văn bản mời dự các hội nghị quan trọng của Trường; mời dự các phiên họp đặc biệt, có phạm vi hẹp.

3. Các trường hợp đặc biệt, tùy theo tính cấp thiết, do Hiệu Trưởng nhà Trường quyết định các hình thức chuyển phát thích hợp để áp dụng.

          * Các văn bản được quy định tại điều này đồng thời được lưu tại phòng: Bí thư Đảng ủy - Hiệu trưởng; Tổ chức - Hành chính, văn thư; Văn phòng Đảng Ủy (nếu có liên quan).

Điều 10. Thời hạn công bố văn bản trong giao dịch văn bản điện tử 

Các văn bản quy định tại các điều 8, 9 của Quy định này được đăng tải trên Website của nhà Trường ngay trong ngày làm việc, sau khi hoàn thành các thủ tục ký, ban hành.

Chương III

CUNG CẤP VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG ĐỊA CHỈ THƯ ĐIỆN TỬ PHỤC VỤ GIAO DỊCH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 11. Cung cấp và quản lý địa chỉ hộp thư điện tử cho các đơn vị phục vụ giao dịch văn bản điện tử

1. Mỗi đơn vị thuộc Trường sẽ được cung cấp một địa chỉ thư điện tử dạng tendonvi.kt@gmail.com để phục vụ việc trao đổi các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính qua mạng.

2. Các hộp thư điện tử chính thức dùng trong giao dịch văn bản điện tử của nhà Trường là:

caodangkinhte@gmail.com

phonghctc.kt@gmail.com

hieutruong.kt@gmail.com

Các hộp thư trên được giao cho Phòng Hành chính - Tổ chức, Khoa CNTT, Ban quản trị Website, khai thác và sử dụng.

Điều 12. Bảo vệ hệ thống thông tin điện tử của nhà Trường trong giao dịch điện tử

Tất cả các đơn vị, cá nhân tham gia giao dịch văn bản điện tử đều phải thực hiện đầy đủ các quy định hiện hành của nhà nước về an toàn mạng, bảo vệ hệ thống thư điện tử của cơ quan Bộ.

Chương IV

QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

          Điều 13. Xử lý văn bản điện tử đến trong giao dịch văn bản điện tử

1. Hằng ngày các đơn vị và các cá nhân trong Trường có trách nhiệm kiểm tra thông tin trên Website nhà Trường và thư điện tử trong hòm thư của đơn vị và cá nhân mình ít nhất 2 lần vào đầu buổi sáng (7h30) và đầu buổi chiều (13h30).

2. Xử lý văn bản điện tử được gửi đến

a. Kiểm tra tính xác thực về nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản.

b. Lưu văn bản điện tử vào cơ sở dữ liệu văn bản đến của đơn vị.

c. In văn bản nếu cần.

Điều 14. Xử lý văn bản đi trong giao dịch văn bản điện tử

1. Người được giao soạn thảo văn bản, sau khi văn bản đã được cấp có thẩm quyền ký, có trách nhiệm kiểm tra tính trọn vẹn, chính xác của file văn bản so với văn bản giấy trước khi gửi cho các cá nhân, đơn vị có liên quan trong Trường.

2. Trong trường hợp cần thiết, có thể sử dụng máy quét để tạo file văn bản dưới dạng ảnh hoặc dạng PDF với đầy đủ chữ ký và dấu son để chuyển phát qua mạng.

Chương V

TRÁCH NHIỆM CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ VÀ CÁC CÁN BỘ, GIẢNG VIÊN TRONG NHÀ TRƯỜNG

Điều 15 Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị trong Trường

1. Quản lý, chỉ đạo và triển khai giao dịch văn bản điện tử của đơn vị mình theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và của quy định này.

2. Thường xuyên cập nhật thông tin trên trang Website của đơn vị và hộp thư điện tử của cá nhân, hộp thư điện tử của đơn vị. Xử lý, giải quyết kịp thời các văn bản điện tử cung cấp trên Website hoặc đã gửi vào hộp thư điện tử của cá nhân và của đơn vị.

3. Chịu trách nhiệm về nội dung, độ chính xác và bảo mật các thông tin trong quá trình sử dụng giao dịch văn bản điện tử.

 4. Cử cán bộ quản lý hộp thư điện tử của đơn vị, có nhiệm vụ thường xuyên khai thác, sử dụng hộp thư được cung cấp để nhận, chuyển văn bản đến.

Điều 16. Trách nhiệm của Phòng Hành chính - Tổ chức

1. Chủ trì triển khai công tác giao dịch văn bản điện tử trong Trường; kiểm tra, giám sát và đôn đốc các đơn vị thực hiện Quy định này.

2. Định kỳ hàng năm, tổ chức đánh giá tình hình triển khai giao dịch văn bản điện tử trong Trường.

3. Phối hợp với Khoa Công nghệ thông tin, Ban quản trị Website đảm bảo và duy trì cơ sở hạ tầng cho giao dịch văn bản điện tử.

4. Giao Phòng Hành chính - Tổ chức trực tiếp quản lý, tổ chức thực hiện giao dịch văn bản điện tử tại Trường.

Điều 19. Trách nhiệm của Khoa Công nghệ thông tin, Ban quản trị Website.

Bảo đảm kỹ thuật cho việc giao dịch văn bản điện tử của nhà Trường, thực hiện đăng tải thông tin lên Website theo các nhiệm vụ được phân công.

Điều 20. Các hành vi bị nghiêm cấm trong giao dịch văn bản điện tử

1. Cung cấp hoặc để lộ mật khẩu; để người khác sử dụng địa chỉ hộp thư điện tử của mình.

2. Phát tán thư rác và vius vào mạng.

3. Truy cập trái phép vào hộp thư của người khác để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật và quy định của nhà Trường.

4. Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quy trình truyền, gửi và nhận văn bản điện tử.   

5. Thay đổi, xóa, huỷ, sao chụp, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ nội dung của văn bản điện tử.

Chương VI

KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT

Điều 21. Khen thưởng

Những tập thể, đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy định giao dịch văn bản điện tử sẽ được Hiệu Trưởng xem xét khen thưởng theo quy định.

Điều 22. Kỷ luật

Cá nhân nào do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc vi phạm Quy định này và các quy định hiện hành của nhà nước trong giao dịch văn bản điện tử, gây ra hậu quả nghiệm trọng, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý, kỷ luật và truy cứu trách nhiệm theo các quy định hiện hành của pháp luật./.

                                  HIỆU TRƯỞNG
                                                      Đã ký
                               Ths. Nguyễn Công Dương