Thay đổi thông tin đăng ký ban đầu trên hóa đơn điện tử

                                    THAY ĐỔI THÔNG TIN ĐĂNG KÝ BAN ĐẦU TRÊN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ 

                                                                                                               ThS. Nguyễn Thị Thanh Thắm – Khoa Kế Toán

 

    Theo quy định mới nhất về hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 Quy định về hóa đơn chứng từ và theo Luật Quản  lý thuế số 38/2019/QH14, hóa đơn điện tử bắt buộc áp dụng tại doanh nghiệp kể từ ngày 1/7/2022 và  khuyến khích các doanh nghiệp áp dụng các quy định về hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2022. Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử sẽ phát sinh nhu cầu doanh nghiệp muốn thay đổi thông tin trên hóa đơn điện tử so với đăng ký ban đầu. Tùy theo loại thông tin trên hóa đơn điện tử mà thủ tục thay đổi thông tin đăng ký ban đầu sẽ có sự khác biệt. Nhằm đảm bảo thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký ban đầu trên hóa đơn điện tử được đảm bảo thực hiện theo đúng quy định pháp luật, qua bài viết, tác giả xin chia sẻ về thủ tục thực hiện khi thay đổi thông tin trên hóa đơn điện tử sau đăng ký ban đầu theo quy định hiện hành. 

 

Nội dung: 

1. Thông tin đăng ký ban đầu của hóa đơn điện tử

Theo quy định hiện hành về hóa đơn, hóa đơn điện tử (Khoản 1 Điều 6 Thông tư 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ), hóa đơn điện tử có các nội dung bắt buộc sau: 

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn

2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế) 

4. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

5. Tổng số tiền thanh toán;

6. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

7. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

8. Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

9. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

10. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có)

Trong 10 nội dung được quy định bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành được trình bày ở trên đây, khi đăng ký ban đầu để đơn vị được sử dụng hóa đơn điện tử, trên hóa đơn mẫu đăng ký với cơ quan thuế quản lý gồm các nội dung (1), (2), (6), (9). Còn các nội dung (3), (4), (5), (7), (10) phát sinh theo từng nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Ngoài các nội dung bắt buộc trên, hóa đơn điện tử còn có các thông tin bổ sung như số tài khoản ngân hàng của đơn vị bán, logo của đơn vị bán… Các nội dung bổ sung được thêm vào phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

2. Các trường hợp thay đổi thông tin đăng ký ban đầu trên hóa đơn điện tử

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thay đổi thông tin của mình như thay đổi số điện thoại, thay đổi số tài khoản ngân hàng, thay đổi tên công ty, địa chỉ, thay đổi mã số thuế do thay đổi địa chỉ công ty, … Khi thay đổi các thông tin này buộc công ty phải có sự thay đổi thông tin trên hóa đơn điện tử để có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử trong quá trình hoạt động, đảm bảo hóa đơn điện tử thể hiện các thông tin theo đúng quy định pháp luật hiện hành. Đơn vị thực hiện thay đổi thông tin đăng ký ban đầu trên hóa đơn điện tử được chia thành hai trường hợp.

Trường hợp 1: Doanh nghiệp thay đổi thông tin là các yếu tố bắt buộc trên hóa đơn điện tử hoặc các thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, người đại diện theo pháp luật; 

Trường hợp 2: Doanh nghiệp thay đổi hoặc bổ sung các yếu tố bổ sung, yếu tố không bắt buộc trên hóa đơn điện tử như số tài khoản ngân hàng của công ty, logo của công ty… 

Với mỗi trường hợp khác nhau, ảnh hưởng đến các thông tin có tính quan trọng khác nhau của đơn vị, để đảm bảo các thông tin trên hóa đơn điện tử phải trung khớp với các thông tin của đơn vị được đăng ký thì nhiệm vụ của doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục theo đúng quy định của pháp luật để đảm bảo hoạt động theo luật pháp của doanh nghiệp.

3. Thủ tục thay đổi thông tin đăng ký ban đầu trên hóa đơn điện tử

(1) Doanh nghiệp thay đổi thông tin là các yếu tố bắt buộc trên hóa đơn điện tử hoặc các thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp 

Các bước công việc với trường hợp này được thực hiện như sau:

• Bước 1: Thực hiện thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp với Sở Kế hoạch và Đầu tư

Doanh nghiệp thay đổi thông tin đăng ký thuế có liên quan đến thông tin đăng ký doanh nghiệp như tên công ty, địa chỉ, … thì phải hoàn tất thủ tục với Sở kế hoạch và Đầu tư và nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (do đăng ký thay đổi).

• Bước 2: Thực hiện công việc thay đổi thông tin đã đăng ký cho cơ quan thuế

Doanh nghiệp thực hiện soạn thảo và hoàn thiện Tờ khai theo mẫu 08-MST Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế (Thông tư có hiệu lực từ ngày 17/01/2021), có đầy đủ thông tin của doanh nghiệp như tên tổ chức, mã số thuế, trụ sở chính, … và ghi đầy đủ thông tin phần Điều chỉnh thông tin đã đăng ký, bao gồm thông tin đăng ký cũ và thông tin đăng ký mới. Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế này được nộp cho bộ phận 1 cửa tại cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp. 

• Bước 3: Kiểm tra thông tin đã được duyệt

Khi việc thực hiện công việc bước 2 đã hoàn tất, sau 3 ngày làm việc, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra thông tin doanh nghiệp đã được thay đổi hay chưa trên hệ thống http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn và hệ thống https://masothue.com. Trong trường hợp, doanh nghiệp kiểm tra thông tin nhưng chưa được duyệt theo thông tin mới, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện liên lạc với cơ quan thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp, nơi nộp tờ khai, để thực hiện đối chiếu thông tin đến khi thông tin mới được duyệt. 

• Bước 4: Thực hiện thay đổi thông tin trên hệ thống hóa đơn điện tử

Sau khi thực hiện công việc bước 3, doanh nghiệp thực hiện thay đổi thông tin trên hệ thống hóa đơn điện tử cùng với sự hỗ trợ của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trên hệ thống. Sau đó được sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tin mới tính từ thời điểm thay đổi thông tin trên hệ thống hóa đơn điện tử.

Nếu doanh nghiệp thực hiện thay đổi địa điểm dẫn tới thay đổi mã số thuế, doanh nghiệp vẫn muốn sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký thì phải thực hiện lập và gửi Báo cáo tình hình sử dung hóa đơn đến ngày hiện tại gửi cơ quan thuế chuyển đi và lập Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng nộp cho cơ quan thuế nơi chuyển đến. Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi thông tin và không có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn thì thực hiện thủ tục hủy hóa đơn. Trường hợp hủy hóa đơn, tác giả không đề cập trong bài viết này.

    (2) Doanh nghiệp thay đổi hoặc bổ sung các yếu tố bổ sung, yếu tố không bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Các bước công việc với trường hợp này được thực hiện như sau:

• Bước 1 : Thực hiện thay đổi thông tin đăng ký với Sở Kế hoạch và Đầu tư

Đối với các thông tin thuộc các yếu tố bổ sung, yếu tố không bắt buộc trên hóa đơn điện tử hoặc không phải là các thông tin đã đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như thay đổi thông tin số tài khoản ngân hàng… so với đăng ký ban đầu hoặc lần đăng ký trước đó gần nhất, doanh nghiệp thực hiện sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký bổ sung, thay đổi với Sở Kế hoạch và Đầu tư và có thông báo chấp nhận từ Sở Kế hoạch và Đầu tư.

• Bước 2 : Thực hiện thay đổi thông tin trên hệ thống hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp thực hiện thay đổi thông tin trên hệ thống hóa đơn điện tử cùng với sự hỗ trợ của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trên hệ thống. 

• Bước 3: Gửi công văn thay đổi thông tin cho cơ quan thuế

Khi thực hiện bước 3, cần lưu ý, công văn gửi cơ quan thuế quản lý cần đầy đủ thông tin đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử như tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, thông tin thay đổi, ghi cụ thể thông tin chuyển đổi từ thông tin cũ nào sang thông tin mới nào, sử dụng từ ngày tháng năm nào, nêu cụ thể tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, sử dụng thông tin mới từ số hóa đơn nào, lưu ý ngày gửi công văn phải trùng khớp với ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tin mới.

Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán quan trọng liên quan tới nhiều chỉ tiêu quan trọng trên Báo cáo tài chính, liên quan trực tiếp tới số thuế phải nộp của đơn vị trong kỳ kế toán. Pháp luật thuế và kế toán quy định chặt chẽ liên quan tới hóa đơn và cụ thể là hóa đơn điện tử. Việc thực hiện theo đúng quy định của pháp luật liên quan tới hóa đơn của kế toán và đơn vị vừa thể hiện ý thức chấp hành pháp luật vừa đảm bảo công tác kế toán, công tác về thuế vừa đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Đặc biệt với công tác kế toán tại các đơn vị nhỏ và vừa, cán bộ kế toán ít, công việc kế toán gần như được thực hiện bởi một người làm công tác kế toán tại đơn vị, việc am hiểu và biết cách xử lý tình huống phát sinh với việc thay đổi thông tin trên hóa đơn điện tử là hết sức quan trọng trong công tác kế toán và hoạt động của doanh nghiệp. Như vậy, với giới hạn của bài viết, tác giả xin chia sẻ với bạn đọc về những kiến thức cần thiết, cần lưu ý trong trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi thông tin trên hóa đơn điện tử sau đăng ký ban  đầu để các thầy cô, các bạn học sinh sinh viên, những bạn làm công tác kế toán quan tâm tham khảo.

Tài liệu tham khảo:

(1) Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ 

(2) Luật Quản lý thuế 2019  số 38/2019/QH14 ngày 13 tháng 6 năm 2019

(3) Thông tư 68/2019/TT-BTC ngày 30 tháng 9 năm  2019 Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP

(4) Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 Quy định về hóa đơn, chứng từ

(5) Thông tư 105/2020/TT-BTC ngày 03 tháng 12 nnawm 2020 Hướng dẫn về đăng ký thuế

                                 CHANGING INITIAL REGISTRATION INFORMATION ON E-INVOICES

                                                                                                   Nguyen Thi Thanh Tham

                                                                                                  Faculty of Accounting

Summary

According to the latest regulations on electronic invoices under Decree No. 123/2020/ND-CP dated on October 19th, 2020 of regulations on invoices and documents and under the Law on Tax Administration No. 38/2019/QH14, electronic invoices are implemented in businesses from July 1s , 2022, and businesses are encouraged to apply the regulations on e-invoices before July 1s , 2022. In the process of using e-invoices, businesses may need to change information on e-invoices compared to the original registration. Depending on the type of information on the e-invoice, the procedure for changing the initial registration information will be different. Through this article, the author would like to share the procedure for changing information on e-invoices after initial registration according to current regulations in order to ensure that the procedure for changing the initial registration information on the e-invoice is guaranteed to comply with the law.